Как организовать и провести он-лайн конференцию

Вы хоть раз пробовали организовать мероприятие для ваших клиентов? Был ли это бизнес-завтрак или отраслевая конференция, вы наверняка осознали сколько много времени и сил требуется на организацию. Все спланировать, снять помещение, пригласить клиентов, пять раз напомнить им – и все равно половина тех, кто обещал не прийдут, даже не предупредив вас об этом. Да еще и не известно окупятся ли затраты, быть может ваши конкуренты разнюхают о мероприятии и прийдут под видом гостей, попутно снабдив всех окружающих своими визитками.

В этом плане интернет дает нам массу возможностей. Я до сих пор НЕ понимаю, почему компании не используют такой мощный инструмент, как вебинары.

С помощью вебинаров можно:

• Быстро набрать или увеличить базу подписчиков
• Осуществлять презентации и прямые продажи продуктов и услуг
• Поддерживать общую маркетинговую активность
• Обучать и информировать клиентов
• Задействовать ваших луших сотрудников для повышение эффективности
• Сократить временные и денежные затраты на обеспечение бизнес-процессов

Самым результативным инструментом коммуникаций является проведение он-лайн конференций. Когда друг за другом выступает сразу несколько спикеров по разным темам. Так можно сразу охватить и большой кусок материала и привлечь более широкую аудиторию. Ведь даже если люди приходят послушать какого-то конкретного спикера, очень большая вероятность, что они останутся на выступления остальных.

Хочу дать пару полезных советов и рассказать, какие основные моменты надо учесть при подготовке и проведении он-лайн конференции на своем примере:

1. Это основной ноутбук, подключенный к большому экрану(2). На нем открыто расписание и план конференции для контроля, а так же запущено само приложение конференции
2. Большой экран, подключенный к ноутбуку. На него выводится эфир конференции: слайды, чат, панель управления
3. Ноутбук спикера с текстом выступления и подсказками
4. Резервный компактный ноутбук для общего пользования и решения задач не связанных с прямым эфиром
5. За прозрачной перегородкой находится звукорежиссер эфира: микшерский пульт, еще один ноутбук и выход звука в наушники для контроля
6. Ближайший к студии туалет закрыт, что бы не отвлекать спикеров.
7. Для команды поддержки и спикеров доступно 2 туалета на 2 этаже. Там же в трех комнатах происходят репетиция, подготовка и ожидание. Крайне важно, что бы в момент эфира в студии была тишина и не было посторонних людей.
8. Микрофоны для хорошего звука.
9. Телефон, как оперативное средство связи, в беззвучном режиме, лежит на мягкой подкладке, что бы в случае звонка не было звука от вибрации
10. По всему дому и конечно же в студии запас холодной питьевой воды в индивидуальных бутылочках. Когда спикер много говорит, ему обязательно нужно пить много воды
11. Кард ридер для считывания карт памяти из профессиональных фотоаппаратов и оперативного размещения фотографий в сети прямо во время эфира
12. Удлинители и свободные розетки

Это лишь только малая часть вещей, которые стоит учесть при подготовке. Гораздо труднее собрать и организовать людей, обеспечив их своевременную явку.

Если у вас есть вопросы по организации вебинаров и он-лайн конференций – задавайте из в комментариях.

ХАЛЯВА

Интересное по теме:

Начистоту про конференции

Райдер на выступления

Он-лайн конференция по Таиланду

Не пропусти главное событие…